사무관리 실무 규정

사무관리 실무 규정 3-1-14-

3-1-14- 일반행정

제1장 총  칙

제 1조(목적) 이 규정은 계명문화대학교(이하 “우리대학교”라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 정함으로써 사무처리의 간소화․표준화 및 정보화를 통해 사무행정의 능률화와 통일을 기하고, 문서 및 행정자료 등의 보안사고 사전방지를 목적으로 한다.

제 2조(적용범위) 우리 대학의 본부·부속·부설기관 등의 사무관리에 관하여는 다른 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제 3조(용어의 정의) ① “공문서”라 함은 우리대학교 각 부서내 또는 부서간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드 및 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다) 및 각 부서에서 접수한 모든 문서를 말한다.

② “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로  작성하여 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.

③ “문서부서”라 함은 우리대학교내 공문서의 분류·배부·수발업무지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 총무팀을 말한다. (개정 2011. 1. 1)

④ “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무를 처리하는 각 부서의 실무팀을 말한다.

⑤ “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

⑥ “기안”이라 함은 대학의 의사를 결정하기 위하여 업무담당자가 문안을 작성하는 것을 말한다.

⑦ “결재”라 함은 당해사안에 대한 행정의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위를 말한다.

⑧ "결재권자“라 함은 총장 또는 이 규정 제30조 제2항에 의하여 총장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 제30조 제4항에 의하여 대결하는 자를 말한다.

⑨ “서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서 제외) 상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 표시하는 것을 말한다.

⑩ “전자문자(이미지)서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서 상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 서명을 전자적인 문자이미지 형태로 표시하는 것을 말한다.

⑪ “전자(이미지)직인”이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.

⑫ “전자문서시스템”에 관련된 용어는 제3장 제54조에서 정의한다.

⑬ "학년도별 일련번호“라 함은 학년도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 학년도표시가 없는 번호를 말한다.

⑭ "학년도표시 일련번호“라 함은 학년도표시와 학년도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

⑮ "누년 일련번호"라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.

제 4조(사무처리와 문서관리의 원칙) ① 우리대학교 사무는 용이성·정확성·신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

② 담당별 소관사무는 대학의 총체적인 목표와 이익에 부합하고, 업무에 사각이 발생하지 않도록 효율 및 효과, 상호연계성을 고려하여 능동적으로 처리하되, 다음 각호의 원칙을 준수하여야 한다.

1. 사무는 신속하고 효율적인 업무수행을 위하여 당일 처리를 원칙으로 한다.

2. 사무는 사무분장과 직무의 범위 내에서 명확한 의사표시와 책임을 가지고, 관계 규정에 따라 정확하게 처리하여야 한다.

3. 사무는 법령과 규정에 따른 형식 및 요건을 갖추어 위법‧부당하거나 시행 불가능한 사항이 없도록 적법하게 작성하고 처리하여야 한다.

③ 대학 내 모든 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 처리절차가 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다. 다만, 비밀‧대외비 등 보안을 요하는 문서 또는 전자결재처리가 부적합한 문서는 서면결재로 할 수 있다.

④ 이 규정에서 정한 각종 대장·서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전산화·자동화가 용이하도록 전자적(컴퓨터파일)으로 관리되도록 하여야 한다.

제 5조(사무의 보안관리) 업무담당자는 사무처리와 문서관리(개별PC 및 전자문서 포함)에 있어 다음 각 호의 보안대책을 강구하여야 한다.

1. 공문서 수발에 있어서 문서의 보안유지와 분실‧훼손 및 도난 방지 조치

2. 회의 또는 대내외 행정자료 제공(배포) 시 보안관리 절차 준수

3. 개별PC에 대한 패스워드‧화면보호기 장치 및 중요정보 개별파일의 패스워드 장치

4. 정보통신망을 이용한 문서의 작성‧처리 시에 개인별 사용자 계정(ID)‧비밀번호 및 전자이미지서명 등록 사용

5. 정보노출을 미연에 방지하기 위해 개인비밀번호의 수시 변경과 노출된 경우 지체없이 변경

제 6조(사무 분장) 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위해 부서별 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.

제 7조(사무의 인계인수) ① 인사발령 또는 사무분장 조정 등의 사유로 사무를 인계·인수하는 때에는 다음과 같이 구체적인 문서로 작성하여 사유발생일로부터 5일 이내에 소관업무 일체를 인계·인수하여야 한다.

1. 인계·인수서에는 진행상황 및 미결사항, 서류 및 장부목록, 보관도서목록, 보관물건 목록, 직무상 취급하던 현금 및 현금수지계산서, 중요계획 안건조서, 업무수행상의 개선·검토·유의사항, 관련지침 및 기타 중요사항 등이 포함되어야 한다.

2. 인계자는 그 사유 발생일 현재 종료된 업무에 대해 적절한 문서의 처리 및 편철 등 업무종결을 명확히 하고, 그 여부를 인계·인수서 상에 명시하여야 한다.(개정 2019.10.16.)

3. 인계·인수는 인계·인수서에 인계자와 인수자 연서로 날인하고, 각 장마다 간인을 하여야 한다.

4. 문서 작성이 필요 없다고 인정되는 업무 및 경미한 사항 등은 구두로 할 수 있다.(신설 2019.10.16.)

② 사무를 인계·인수하는 자는 별지 제1호의 담당별 사무인계·인수서 2부를 작성하여 담당부서 및 총무팀에서 각각 보관한다. (개정 2011. 1. 1)

③ 사무를 인계·인수할 때의 입회자는 인계·인수자의 동급자 또는 차상위자를 입회자로 한다. 다만, 총장의 경우에는 부총장, 기획조정처장, 교무처장, 총무처장이 입회한다. (개정 2011. 1. 1., 2014. 6. 16., 2014. 8. 1., 2019.10.16.)

④ 후임자가 정하여지지 아니한 경우 또는 기타 특별한 사유로 인해 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 소관업무 일체를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 인계하여야 한다.

⑤ 부서간의 사무분장 조정으로 사무를 인계·인수하는 때에는 별지 2호의 부서간 사무인계·인수서 3부를 작성하여 인계·인수부서 및 총무팀에서 각각 보관한다.

(개정 2011. 1. 1)

제2장 문서관리

제1절 문서작성의 일반사항

제 8조(문서의 종류) ① 문서는 그 성질에 따라 법규문서·지시문서·공고문서·비치문서·민원문서 및 일반문서로 나눈다.

② 법규문서는 학칙·규정·시행세칙·내규 등에 관한 법규사항을 규정하는 문서를 말한다.

③ 지시문서는 지시·예규·일일명령 등 대학당국이 각 부서 또는 소속교직원에 대해 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

1. 지시 : 대학당국이 부속기관을 포함한 교내 각 부서에 대하여 개별적·구체적으로 발하는 지시문서를 말한다.

2. 예규 : 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서를 말한다(업무지침, 업무기준 등).

3. 일일명령 : 당직·출장·특근 및 각종휴가 등 일일업무에 관한 지시를 말한다.

④ 공고문서는 고시 및 공고 등 대학당국이 일정한 사항을 대내외적으로 알리기 위한 문서를 말한다.

1. 고시 : 법규·정관·학칙 및 규정이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 대학구성원에게 알리기 위한 문서

2. 공고 : 일정한 사항을 대학구성원(대외포함)에게 알리는 문서

⑤ 비치문서는 비치대장·비치카드 등 대학이 적합한 형태의 서식에 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

⑥ 민원문서는 민원인이 대학에 대하여 허가·인가·기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

⑦ 일반문서는 위 각호에 속하지 아니하는 모든 문서로서 다음 구분에 의해 작성한다.

1. 기안문(시행문겸용) : 대학의 의사를 결정하기 위해 작성하는 문서로서 별지 제3호 또는 제4호(전자문서에 한함) 서식에 의하여 작성하고, 등록번호를 사용한다.

2. 간이기안문(보고서) : 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구·검토결과 등을 보고·건 의하거나 계약사항을 품의하는 경우에 사용하는 문서로서 별지 제6호 서식에 의하여 별표 1을 참고로 작성하며, 등록번호를 사용한다.

3. 회보 : 총장이 소속직원 또는 하급기관에 업무연락·통보 등 일정한 사항을 알리기 위하여 사용하는 문서로서 별지 제7호 서식에 의하여 작성하며, 학년도표시 일련번호를 사용한다.

4. 협조문 : 일반적 사안에 대해 수평적 관계(팀장↔팀장, 부서장↔부서장)에서 타부서의 협조를 구할 때에 사용하는 문서로서 별지 제8호 서식에 의하여 작성하며, 학년도표시 일련번호를 사용한다.

5. 모사전송서 : 긴급하거나 경미한 내용으로서 문서를 작성할 시간적 여유가 없을 때에 사용하는 문서로서 별지 제9호 서식에 의하여 작성한다.

6. 업무연락 : 타부서 또는 개인에게 단순 업무에 대한 연락 및 공지 등을 위하여 사용하는 문서로서 별지 제8-1호 서식에 의하여 작성하며, 학년도표 시 일련번호를 사용한다. (신설 2012. 1. 1)

제 9조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 다른 규정에 특별히 규정한 경우를 제외하고는 당해문서에 대한 서명(전자문자서명, 전자이미지서명 등을 포함한다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력이 발생한다.

③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수·처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다.

제10조(문서작성의 일반원칙) ① 기안문 및 시행문에는 가능한 한 대학의 로고·상징·마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 대학의 이미지를 높일 수 있도록 한다.

② 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 또는 기타 외국어를 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

③ 문서에 사용하는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자를 쓰며, 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아 숫자 다음에 괄호를 하고, 한글로 기재하여야 한다.

④ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 년·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 점(.)을 찍어 표시하며, 시간은 24시각제에 따라 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

⑤ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로  210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

⑥ 문서는 용지의 위 20, 머리말 10, 좌 20, 우 15, 아래 10, 꼬리말 5밀리미터의 여백을 둔다(다만, 문서의 편철 위치나 용도에 따라 각 여백을 다르게 할 수 있다).

제11조(용지의 색깔 등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

② 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주위환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제12조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제하거나 수정을 하고, 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자, 검토자, 협조자 또는 결재자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

② 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.

제13조(문서의 간인) ① 다음 각 호의 1에 해당하고 그 내용이 2장 이상의 분량으로 이루  어진 문서일 경우에는 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가·인가 및 등록, 계약 등에 관계되는 문서

② 제1항 문서의 경우 결재 후 간인용 결재인(비서실)으로 기안문에 간인하여야 하며, 간인한 문서를 시행하는 때에는 직인관리자가 그 시행문에 직인으로 간인하여야 한다.

③ 전자문서는 다음 각 호의 1에 따라 간인한다.

1. 면 표시의 방법 : 제 증명발급문서를 제외한 문서는 제14조 제1항의 규정 준용

2. 발급번호 기재의 방법 : 제 증명발급문서는 전자문서의 왼쪽 기본선 아래에서 시작하여 단말번호-출력년월일/시‧분‧초-발급일련번호-쪽번호 기재

제14조(면 표시) ① 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙하단에 표시하되, 본문과 붙임은 하나의 문건으로 보아 위에서 아래로 이어서 표시하고, 양면에 기재된 문서는 양면에 표시하며, 2장 이상의 면으로 구성되었을 경우에는 [전체면수]-[현재면수]로 표시한다.

② 문서철의 면 표시는 우측 하단에 표시하되, 문건별 번호를 기입하지 않고 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 위에서 아래로 일련번호를 기입하며, 2권 이상일 경우에는 전권의 마지막 쪽수 다음부터 시작한다. 다만, 파일문서철의 경우 밑에서 위로 면 표시를 한다.

③ 기록물철의 면 표시는 편철순서대로 위에서 아래로 일련번호를 부여(표지와 색인 목록 제외)하며, 2권 이상일 경우에는 전권의 마지막 쪽수 다음부터 시작한다.

제2절 문서의 구성 및 항목 표시

제15조(문서의 구성) 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문·본문 및 결문으로 구성한다.

다만, 전자문서인 경우에는 두문·본문·결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목·내용 및 붙임으로 구성한다.

							ㆍ행정기관명
				두 문			ㆍ수신자
							ㆍ(경유)
							ㆍ제목
	문서의 구성			본 문			ㆍ내용
							ㆍ붙임
							ㆍ발신명의
							ㆍ기안자․ 검토자․ 협조자․ 결재권자의 직위(직급) 및 서명
				결 문			ㆍ생산등록번호와 시행일자 / 접수등록번호와 접수일자
							ㆍ우편번호 / 주소 / 홈페이지주소
							ㆍ전화 / 전송 / 담당자의 전자우편주소 / 공개구분

제16조(항목의 구분) ① 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때는 다음  구분에 의하여 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 ㅁ, ㅇ, -, · 등과 같은  특수한 기호로 표시할 수 있다.

구 분	항목기호	비 고
첫째 항목 둘째 항목 셋째 항목 넷째 항목 다섯째 항목 여섯째 항목 일곱째 항목 여덟째 항목	1., 2., 3., ---- 가., 나., 다.,---- 1), 2), 3), ---- 가), 나), 다), ---- (1), (2), (3), ---- (가), (나), (다), ---- ①, ②, ③, ---- ㉮, ㉯, ㉰, ----	둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우 하, 하), (하), ㉻ 이상 계속될 경우에는 거, 거), (거),…로 이어 표시

② 기안문 작성시에 하나의 항목만 있을 경우에는 항목구분을 생략한다.

제17조(항목의 표시위치 및 띄우기) 각 항목의 글은 항목구분을 한 다음 점(.)을 찍고 1자를 띄어 쓴다. 다만, 괄호항목 표시는 점을 찍지 아니한다. (개정 2018. 1.22.)

1. 첫째 항목부호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다. (개정 2018. 1.22.)

2. 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다. (개정 2018. 1.22.)

3. 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다. (개정 2018. 1.22.)

4. 항목부호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다. (신설 2018. 1.22.)

제3절 문서의 기안, 검토·협조 및 결재

제18조(문서작성 시 고려사항) 문서작성 시에는 별표 4의 검토사항 및 유의사항을 고려하여야 한다.

제19조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 문서의 기안은 기안문 및 간이기안문에 작성한다. 다만, 규정에 의하여 생산(접수)등록번호란·수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문을 따로 작성하지 아니하고, 간이결재인을 찍어 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

③ 2이상 부서장의 결재를 요하는 문서의 기안은 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서 기안하고, 주관부서의 생산등록번호를 사용한다.

④ 기안한 자는 기안문의 기안자란에 직위(직급) 및 서명한다.

제20조(수신자 및 경유란 표시) ① 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고, 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관의 직위를 쓰되, 보조기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓴다. 다만, 민원회신문서는 민원인의 성명을 기재하고 ( )안에 우편번호와 주소를 기재한다.

② 수신자가 두 곳 이상인 경우 “수신자 참조”라 쓰고, 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에  맞추어 수신자란을 설정하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다. 다만, 수신자기호는 사무처에서 별도 관리한다.

③ 내부결재인 문서의 경우에는 수신자란에 “내부결재”라고 표시한다.

④ 최종수신자에게 도달하기 전에 경유가 필요한 문서의 경우 경유기관을 기재한다.

제21조(제목기재) 문서의 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 기재한다.

제22조(내용작성) 본문의 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게  작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

1. 관련근거 명시가 필요할 경우에는 문서의 내용과 관련되는 근거 규정 및 문서번호  등을 기재한다.

2. 서문은 목적, 사유 등 본문의 내용이 성립되는 배경을 간략하게 기재하되, 품의적 용어를 지양하고 집행에 대한 의사를 명백히 표현한다. 다만, 대외문서의 경우(협조기관에 한함) 통상적으로 예의적 수사를 표시한다.

3. 본문에 앞서 “다음” 또는 “아래” 표기는 지양하고, 본문은 의사결정권자 또는 수신자가 그 문서의 내용을 정확하고 쉽게 이해하여 의사를 결정할 수 있도록 필요 요건과 작성방법에 유의하되, 공문서로서의 품격을 유지하도록 한다.

4. 기타용어 사용시 ‘본 대학 → 우리대학교’ ‘첨부 → 붙임’ ‘이하 동문 → 위와 같음 또는 이하 내용이 같음’으로 표시한다.

제23조(첨부물의 표시) ① 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류, 기타 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 “붙임” 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2이상인 때에는 나누어 표시하여야 한다.

② 첨부되는 계산서·통계표·도표와 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명 또는 날인하여야 한다.

③ 기안문에 원본을 복사하여 붙임을 하게 될 경우에는 원본 하단 여백에 “원본대조필인”을 날인하고, 담당자(대내문서) 또는 총장직인(대외문서)을 날인한다.

제24조(끝 표시) ① 문서의 본문이 끝나면 1자(2타) 띄우고 “끝” 표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 1자 띄우고 "끝" 표시를 하여야 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝” 표시를 하여야 한다.

③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖 아래 왼쪽 기본선에서 1자를 띄운 후 “끝” 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝” 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 “이하빈칸” 표시를 하여야 한다.

제25조(발신명의 표시) ① 문서의 발신명의는 총장으로 한다. 다만, 산학협력단장이 주체가 되어 수행하는 업무의 대외발송공문에 대한 발신명의는 산학협력단장으로 할 수 있다.

② 교내의 부서 상호간에 발신하는 대내문서에는 당해부서장의 명의로 한다.

③ 내부결재 문서에는 발신명의를 표시하지 아니한다.

④ 공동기안문의 발신명의 표시는 당해문서의 처리를 주관하는 기관장의 명의를 맨 위에 표시하고, 관계기관장의 명의를 그 밑에 표시한다.

제26조(등록번호 표시) 문서의 생산(접수)등록번호는 공공기관의기록물관리에관한법률 시행령 제20조의 규정에 의한 생산(접수)등록번호로 한다.

제27조(시행일자 표시) 문서의 시행일자는 별도의 명시가 없는 경우 결재일을 기록하며,  결재일과 시행일이 다를 경우에는 기안문서에 시행일을 별도로 명시한다.

제28조(공개구분) 문서의 공개구분은 공개‧부분공개‧비공개로 표시하되, 공공기관의기록물관리에관한법률 시행규칙 제16조에 의한다.

제29조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이 한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

② 문서의 내용이 다른 부서와 관련이 있을 때는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

③ 제1항 및 제2항의 검토 및 협조에 대한 절차는 다음과 같다.

				<검 토>
기 안 자	⇨	⇨ 팀장(담당) ⇨ 부서장						⇨	총 장
<기 안>									<결 재>
		⇩				⇩
팀간협조시	⇨	담당자(협의)		⇨	팀장(서명)		⇩
						⇩
부서간협조시	⇨		팀장(협의) ⇨ 부서장(서명)
				<협 조>

④ 검토 또는 협조하는 자는 별표 5의 내용을 확인한 후 해당란에 직위를 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시할 때에는 기안문의 해당직위 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 의견을 당해문서의 본문 마지막에 표시하거나 별지 제5호 서식에 의해 표시하여야 한다. 다만, 전자기안문의 경우에는 표제부에 의견내용과 함께 의견을 표시한 자의 직위(직급) 및 성명을 표시한다.

제30조(결재) ① 기안한 문서는 총장의 결재를 받아야 한다. 다만, 부서장 명의로 발송하는 문서는 그 부서장의 결재를 받아야 한다.

② 총장은 사무의 내용에 따라 위임전결 할 수 있으며, 위임전결규정은 따로 정한다.

③ 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장결재란을 설치하지 아니하고, 전결하는 자의 서명란에 "전결“ 표시를 한 후 서명하여야 한다.

④ 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 사후에 보고(구두 또는 서면)하되, 이 경우 원결재권자가 서명할 필요가 없다.

⑤ 위임전결사항을 대결하는 경우에는 총장결재란을 설치하지 아니하고, 전결하는 자의 서명란에 "전결“ 표시한 후 대결하는 자의 서명란에 "대결” 표시를 하고 서명하며,  위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 총장결재란을 설치하지 아니하고, 대결하는 자의 서명란에 "대결“ 표시를 하고 서명한다.

제31조(공동기안의 결재) ① 공동기안은 2이상 부서장(팀장 포함)의 결재를 받아 공동명  의로 시행하는 문서로서 먼저 당해부서 결재를 받은 후 관계부서의 결재를 받는다.

② 생산등록번호는 문서의 처리를 주관하는 부서의 생산등록번호를 사용한다.

제32조(문서의 등록) ① 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 처리부서별로 별지 제10호의 기록물등록대장(문서등록대장)에 등록하고, 문서등록번호는 생산(접수)문서를 통합하여 학년도별 일련번호로 한다. 내부결재 문서인 경우에는 기록물등록대장의 수신자란에 "내부결재“로 표시한다.

② 일반문서에 첨부된 간행물, 도면, 테이프, 사진, 필름, 디스켓 등 기록물 종류나 규격  이 달라 함께 관리가 곤란한 첨부물은 문서여백과 보존봉투에 다음과 같이 표시한 후 별도로 등록‧보관한다. 이 경우 공공기관의기록물관리에관한법률 시행규칙 별표 1 등에 따른다.

등록번호
등록일자
처 리 과
보관장소

제4절 시행문의 작성 및 발송

제33조(시행문의 작성) 기안문과 시행문이 하나의 서식으로 통합됨에 따라 별도의 시행문을 작성하지 않으며, 별지 제3호 또는 제4호 서식에 의해 결재를 받은 문서는 다음과 같이 한다.

1. 결재가 끝난 종이문서 : 기안문 복사 후 직인날인

2. 전자문서 : 시스템에서 전자이미지직인 날인

제34조(간이기안문의 시행) 보고서, 계획서, 검토서, 계약서 등은 별지 제6호 서식에 의하여 작성하며, 시행문으로 변환·사용할 수 없으나 계약서는 직인날인 후 시행할 수 있다.

제35조(문서의 심사 및 통제) ① 총장 결재문서에 대한 통제는 비서실에서 결재권자의 결재여부 확인 및 등록, 문서의 간인, 기타사항을 확인한다.

② 총장명의로 발신하는 문서는 문서통제관(총무팀장)의 심사를 거쳐야 한다.

(개정 2011. 1. 1)

③ 문서통제관이 문서를 심사하는 때에는 다음 사항을 검토하며, 심사결과 미비사항이 있을 경우 그 사항을 처리과에 통보하여 보완토록 하여야 한다.

1. 결재권자의 결재여부 및 전결ㆍ대결 구분의 착오여부

2. 문서의 요건과 품격 등

3. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충 여부

4. 기안문과 시행문의 일치여부 및 붙임물의 붙임여부

5. 분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확성 및 누락여부

④ 문서통제관은 심사가 완료된 경우 별지 제11호의 직인날인 및 발송대장에 통제  내용을 기재하고, 직인을 날인하여야 한다.

제36조(직인날인 및 생략) ① 총장명의 또는 부서장명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장‧상장 및 각종 증명서에 속한 문서에는 직인(전자이미지직인 포함)을 찍거나 서명을 한다.

② 직인을 날인하여야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인관리부서의 동의를 얻어 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

③ 일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서와 부서간의 단순한 자료요구·업무연락·통보 등을 위한 경미한 내용의 문서에는 직인날인을 생략할 수 있다.

④ 제3항의 경우 발신명의 표시의 오른쪽 아래에 직인생략 표시(가3×세1㎝)를 하여야 한다. 다만, 교내 부서간에 유통되는 전자문서에는 직인생략 표시 또한 생략할 수 있다.

제37조(문서의 발송) ① 문서는 처리부서에서 발송하고, 교외로 발송되는 전자문서인 경우에는 전자결재시스템 상에서 발송하여야 한다. 이 경우 별지 제11호 서식에 발송사항을 기록하여야 한다.

② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 및 기타 특별 사정이 있는 경우에는 인편·우편·모사전송 등의 방법으로 할 수 있으며, 모사전송으로 발신한 때에는 그 시행문을 기안문과 함께 보존하고, 인편일 경우 기안지 여백에 그 내용을 기록하여야 한다.

③ 제1항의 규정에도 불구하고 전자문서는 대학홈페이지 또는 공식 전자우편주소(대학이 부여한 전자우편주소)를 이용하여 발송할 수 있다.

④ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

제5절 문서의 접수 및 처리

제38조(접수문서분류) ① 문서의 분류는 사무분장규정이 정한 부서별 사무범위에 의한다.

② 총무팀은 접수한 문서가 2 이상의 부서(팀)에 관련되는 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 먼저 이송한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 이와 같다.

(개정 2011. 1. 1)

③ 접수된 문서가 사무분장에 언급이 없을 경우 다음의 기준에 의거 분류한다.

1. 중요계획 및 사업 등 정책판단을 요하는 문서 : 기획팀(개정 2011. 1. 1)

2. 기타 일반적 성격으로 타에 속하지 않는 문서 : 총무팀(개정 2011. 1. 1)

제39조(문서의 접수·처리) ① 문서부서에서 받은 문서는 별지 제12호의 기록물배부대장에 접수일시만을 기재하여 즉시 처리부서에 이를 배부하여야 하며, 처리부서에서 직접 받은 문서는 지체 없이 문서부서에 이를 접수·등록하여야 한다.

② 처리부서에 배부할 문서에는 특별사유가 있는 경우를 제외하고 다음의 접수인(간이결재인 겸용)을 두문의 오른쪽 여백에 찍고, 별지 제12호 서식에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 한다. 다만, 별지 제3호, 제4호 서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

						①	기안자 ․ 검토자 또는 결재권자의의 직위 또는 직급 표시
						②	서명 표시
∼ ( . . . : )						③	1. 처리과명과 일련번호 기재 2. 접수일자 기재 (시·분 기재)

※ 결재란 수는 부서에 따라 적절하게 조정 가능

③ 처리담당자는 접수된 문서가 공람할 필요가 있을 경우 그 범위를 정하여 문서를 공람하게 할 수 있다.

④ 제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑤ 대학홈페이지 또는 담당자의 공식 전자우편주소를 이용하여 행정기관외의 자로부터 문서를 받아 처리부서에서 접수할 수 있다.

⑥ 민원문서의 접수 및 처리는 민원사무처리에관한법률이 정하는 바에 의한다.

⑦ 모사전송기로 수신한 감열기록방식의 문서는 장기보존의 어려움으로 보존기간이 1년 이상인 문서는 복사하여 접수하고 수신원본은 폐기한다.

제40조(문서의 반송 및 재배부 등) ① 접수한 문서에 발신자의 소속ㆍ주소ㆍ성명 등이 불분명하거나 형식상의 흠이 있는 경우에는 그 문서의 생산등록번호·시행일자·제목과 반송사유를 명시하여 반송할 수 있다.

② 처리부서는 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 총무팀으로부터 인계 받았거나 직접 접수하였을 경우에는 사유서를 첨부하여 지체 없이 총무팀에 반송하여야 하며, 총무팀은 당해문서를 즉시 재배부한다. (개정 2011. 1. 1)

제6절 문서의 분류 및 편철

제41조(문서분류체계) ① 문서분류체계는 행정단위의 업무내용과 흐름을 중심으로 한 업무기능분류방식으로서 4단계로 분류하며, 분류기호는 총무팀에서 별도로 관리한다.

(개정 2011. 1. 1)

1. 1차(대)분류 : 문서분류의 주류항목으로서 유사·유관한 행정기능을 분야별로 구분

2. 2차(중)분류 : 1차 분류한 행정기능을 그 하위기능별로 분류하는 중분류로서 부서별 독립업무 수준에 따라 구분

3. 3차(소)분류 : 2차 분류에 속하는 사무를 그 하위기능별로 분류하는 소분류로서 부서별 세부업무 수준에 따라 구분

4. 문서철 분류 : 생성된 문서를 분류 및 편철한 것, 모든 문서철은 고유분류기호 가짐

② 모든 문서는 문서의 향후 활용에 기준을 두고, 단위직무(같은 기능에 속하는 업무) 중 보존년한을 고려하여 분류하여야 한다.

제42조(문서의 편철) ① 문서철은 문서의 기능별·보존기간별로 만들어야 한다. 다만, 동일기능에 속하는 문서발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 보존기간별로 상위기능에 통합하여 만들 수 있다.

② 보존기간 1년 미만의 경미한 문서는 파일에 1년간 보관 후 임의 폐기할 수 있다.

③ 문서철은 250매를 기준으로 하되, 분량이 많을 경우 2권 이상으로 분철할 수 있다.

④ 편철순서는 위로부터 표지, 색인목록(수기작성), 완결일자 순으로 최근문서가 아래로 가도록 편철하며, 수개의 문서가 관련이 있는 경우 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리·완결된 때에 발생·경과 및 완결 순으로 최근문서가 위로 오게 하여 1건 문서로 편철한다. 다만, 파일에 문서를 철할 경우 최근 문서가 위로 오도록 편철한다.

⑤ 문서철명은 내용을 파악할 수 있도록 명확하고 구체적으로 설정하여야 하며, 편철된 문서의 대표하는 기능 명칭을 기재하되, 제3항과 같이 동일한 문서철명으로 다량 발생 문서철은 철명 뒤에 괄호를 사용하여 부제 또는 분철명을 표기하여야 한다.

제43조(문서철 표지 등) 문서철은 별지 제13호의 문서철표지 부착기준에 의한다.

제44조(색인목록 기재) 색인목록은 문서철표지 뒷면에 별지 제14호의 색인목록을 첨부하여 개별문서 단위로 수기로 기재하되, 처리 또는 완결된 문서가 같은 제목으로 여러 건이 편철되는 경우에는 이를 처리문서와 완결문서로 구분하여 1단위로 묶어 기재할 수 있다.

제45조(부서별 문서관리) ① 팀장은 팀별로 문서관리 책임자를 두어야 한다.

② 팀별로 생산, 편철되는 문서철은 그 종류와 문서철명을 표준화하여야 한다.

③ 팀별 문서관리 책임자는 팀에서 생산·관리되는 담당자별 문서철명이 추가되거나 변경될 경우 별지 제15호의 문서철 등록부를 작성하여 총무팀에 등록하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

제7절 문서의 보관 및 보존

제46조(문서의 보존년한 책정) ① 문서의 보존년한을 책정하는 기준은 별표 6과 같다.

② 전1항의 규정에 의한 문서의 종류별 보존년한은 따로 정한다.

제47조(문서의 보존년한 변경 등) ① 다음 각 호의 1에 해당하는 사유가 있는 때는 그 부서에서 보존하고 있는 단위문서철의 보존년한 및 명칭 등을 변경할 수 있다. 단, 총무팀과 사전에 협의하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

1. 정책 또는 사업이 변경·수정되어 보존년한의 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

2. 감사 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 보존년한 연장이 필요한 경우

3. 주기적인 재처분 또는 계약의 갱신 등으로 사실상의 효력 및 이해관계가 계속 존속될 것으로 예상되는 경우

4. 내용이 경미하여 그 보존년한을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 없는 경우

5. 별표 6의 보존년한에 불구하고 역사적 자료로서 10년 이상 보존이 필요한 경우

6. 그 밖의 사유로 문서의 보존년한을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

7. 업무변경 등의 사유로 문서철 명칭 등의 정보를 수정할 필요가 있는 경우

② 제1항의 규정에 의하여 보존년한 및 명칭 등을 변경한 경우에는 기록물철등록부 등에 그 변경내용을 기록·정리한 후 총무팀에 제출하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

제48조(문서의 보관) ① 문서는 서류함(파일, 캐비닛 등)에 보관하여야 한다.

② 부서별 문서관리 담당자는 서류함에 별지 제16-1호의 문서함관리 표식을 부착하  여야 하며, 팀 내 모든 문서함에 대한 별지 제16-2호의 관리대장과 별지 제16-3호의  비상열쇠(캐비닛 번호 포함)를 확보하여 담당자의 유고 등에 대비하여야 한다.

③ 보관문서는 발한기간 기산일로부터 1년간 처리부서에서 보관함을 원칙으로 하되,  계속 활용할 필요가 있는 문서는 총무팀과 협의하여 보관기한을 연장할 수 있다. (개정 2011. 1. 1)

④ 처리부서장은 매년 1회 이상 당해부서에서 보존하고 있는 문서를 정리하여야 한다.

제49조(문서의 보존) ① 총무팀으로 이관되는 문서는 문서보관소를 설치하여 보존하여야 하며, 이 경우 서가 등에 정리·보존할 수 있다. (개정 2011. 1. 1)

② 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 생산부서·보존년한·생산연도 및 분류기호별로 보존하여야 하며, 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 총무팀·문서보관소·처리부서에 별지 제17호의 기록물철등록부를 각각 작성·비치하되, 보존년한별로 구분하여 작성하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

③ 총무팀과 처리부서는 연1회 이상 보존문서와 기록물철등록부를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질·충해·화재·도난 등의 방지를 위하여 적절한 온·습도의 유지, 소독실시, 소화기 및 방범시설의 설치 등 필요한 조치를 강구하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

제50조(전자문서의 보관보존) ① 전자문서는 컴퓨터파일이나 출력물로 보존한다.

② 전자문서를 보존·관리함에 있어서 분실·도난·유출·변조·멸실 또는 훼손되지 아니하도록 적절한 보안장치를 하여야 한다.

제51조(보관·보존문서의 이관·폐기) ① 처리부서에서 보관기간이 종료되어 문서를 이관하고자 할 경우에는 총무팀에서 정한 절차에 따라 이관 및 폐기하여야 한다.

(개정 2011. 1. 1)

② 보관문서를 인계 또는 이관하는 때에는 별지 제18호의 이관문서 인계·인수서 2부를 작성하여 1부는 처리부서, 1부는 이관되는 문서와 함께 총무팀에 제출하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

③ 문서보관소로 이관되어 보존년한이 경과한 문서철은 목록을 작성한 후 보안을 준수하는 과정을 거쳐 폐기할 수 있다. 다만, 전자문서는 폐기에 갈음하여 별도의 보조기억장치에 저장하여 보존할 수 있다.

제52조(문서의 대여 및 열람) 문서보관소에 보존된 문서를 대여 또는 열람하고자 할 때에는 별지 제19호의 보유문서대출기록부에 내용을 기록하여 총무팀에 요청하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

제3장 개별PC 및 전자문서시스템 운영관리

제53조(목적) 개별PC 및 전자문서관리에 대한 표준화· 간소화· 전산화로 대학 및 학과행정의 능률향상과 교육행정 정보화를 촉진하고, 전자문서의 작성‧결재‧유통‧보존에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제54조(용어 정의) ① “전자문서시스템”이라 함은 전자결재(기안·검토·협조·결재·등록·시  행·분류·발송·접수·배부·보존·검색 등), 전자메일 및 게시판(작성, 송·수신, 열람 등)과  관련된 모든 전자문서를 관리하는 시스템을 말한다.

② “전자결재”라 함은 기안자· 검토자· 협조자· 결재권자가 전자문서상에 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 표시(서명)하는 것을 말한다.

③ “전자메일”이라 함은 전자문서시스템에서 구성원간에 통용되는 파일, 문서, 편지  등을 전산망을 이용하여 주고받는 기능을 말한다.

④ “전자게시판”이라 함은 전자문서시스템에서 게시물의 작성·공지·열람할 수 있게  구현한 게시판을 말한다.

⑤ “전자문서함”이라 함은 그룹웨어 상에서 대장(기록물철등록부, 기록물등록대장 등)과 기록물철(생산, 접수) 등을 구현한 것을 말한다.

제55조(개별PC 관리) ① 개별PC의 문제발생에 대비하기 위하여 드라이브를 C(일반프로그램)와 D(업무관련자료 저장)로 분할하여 관리하여야 한다.

② 폴더와 파일구성은 3단계로 상위폴더(업무관리) / 하위폴더(단위직무) / 파일(직무명)로 하되, 하위폴더는 단위직무명을 적용한다.

③ 퇴직, 인사이동 등에 따른 후임자 업무인수시 행정효율을 위하여 팀별로 담당자  의 파일기준을 설정하고 보관·관리하여야 한다.

④ 개별PC에 저장된 제반정보는 보관‧열람‧검색‧활용의 효율과 자료의 유효성을 위하여 불필요한 자료를 수시 삭제‧가감 등 정비하여야 한다.

제56조(전자문서 및 시스템관리 등) ① 전자문서관리는 총무팀에서 통제한다. (개정 2011. 1. 1)

② 전자문서시스템은 정보지원팀 전자문서시스템 업무담당자(이하 "시스템관리자“라 한다)가 관리하며, 모든 자료를 정기적(월간, 주간, 일간)으로 백업(복사)하여 안전한 장소로 보관하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

③ 인사부서(교무, 총무) 업무담당자는 구성원의 인적사항 정보 및 신규·퇴임 교직원의 발생이나 인사이동이 있을 때 신속히 그 사항을 변경하여 그룹웨어 조직도에 반영될 수 있도록 하여야 한다. (개정 2014. 8. 1)

④ 각 부서는 해당부서의 전자문서관리에 책임을 지며, 부서내의 문서관리자(서무담당자)를 지정하여 전자문서를 총괄 관리하도록 하여야 한다.

⑤ 서무담당자는 수신된 전자문서를 업무담당자에게 이첩하여 처리하게 하고, 부서의 발송문서를 접수‧처리하되, 수신부서(기관)의 접수확인은 업무담당자가 한다.

제57조(전자문서의 처리 및 결재) ① 전자문서의 접수·기안·검토·협조·결재·시행·보존 등은 사무관리규정과 보안업무요령에 의하여 작성·처리한다.(별표 7 참조)

② 결재권이 있는 자는 자신의 컴퓨터상에 결재·검토 또는 협조하여야 할 전자문서가 있는지를 수시로 확인·처리하여 신속한 결재가 이루어질 수 있도록 하여야 하며, 결재진행 중에 있는 문서는 수정·삭제하지 않음을 원칙으로 한다. 다만,「의견넣기기능」을 이용하여 문서에 대한 의견을 제시하여야 한다.

③ 전보명령을 받은 사용자는 자신에게 관련된 결재문서를 완결하여 전자문서의 처리가 정상적으로 완료될 수 있도록 한다.

④ 교내 발신문서는 제25조 제2항의 규정에 의하여 전자문서시스템을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 한다.

제58조(전자문서의 효력 및 수신자의 책임) ① 전자문서시스템 상의 전자문서·전자메일·  전자게시판 등은 양식에 관계없이 공식문서로서의 효력을 발생한다.

② 전자문서시스템을 통하여 수·발신된 문서는 제9조 제2항의 규정에 의하여 수신자의 컴퓨터파일에 기록됨과 동시에 그 효력을 발생한다.

③ 교직원은 수시로 전자문서·전자메일·전자게시판을 열람하여 자신 또는 소속부서에 필요한 정보를 취득하여야 하며, 미확인으로 인한 업무지연이나 문제발생의 경우 그 일체의 책임은 전적으로 수신자에게 있다.

제59조(전자게시판의 운영 및 관리 등) ① 전자게시판(이하 "게시판이라 한다)은 게시물의 성격 및 이용자 범위 등을 고려하여 시스템관리자가 구성하되, 게시판별 게시물의 관리는 게시책임자가 한다. 이 경우 게시책임자는 게시물의 등록자가 된다.

② 게시판에 게시 또는 수정할 사항이 발생된 때에는 게시책임자가 이를 즉시 수정 게시하여야 한다.

③ 시스템관리자는 게시물의 내용을 수시로 확인하여 부적절한 게시물이 게재되었을 경우 부서장의 승인 하에 삭제 또는 변경할 수 있다.

④ 등록된 게시물이 그 효력을 상실한 경우 문서게시자는 즉시 게시판에서 삭제하여야 하며, 부득이한 이유로 인하여 게시물 삭제가 어려운 경우에는 시스템관리자에게 삭제를 요청하여야 한다.

⑤ 게시물의 게시기간은 게시일로부터 업무종료일까지로 한다. 다만, 게시판별 성격에 적합한 정보 및 유용자료 등은 기간을 따로 두지 아니한다.

⑥ 게시책임자는 게시물을 별도로 복사·보관하여 타부서의 열람요청이 있을 때 즉시 자료제공을 할 수 있어야 한다.

제60조(전자메일의 발송제한) 전자메일을 발송할 때에는 시스템 자원의 불필요한 낭비 및 네트워크의 부하방지를 위해 해당수신자에 한하여 발신을 하도록 한다.

제4장 직인 및 인영서식의 관리

제1절 직인관리

제61조(목적) 우리대학교 직제규정에 의하여 설치․운영되고 있는 모든 부서에서 사용하는  직인 및 인감의 종류, 규격, 등록, 폐기와 운용 및 관리에 관한 사항을 규정한다.

제62조(직인 총괄) 직인의 제작, 개인(改印), 폐기, 등록, 교부업무는 총무팀에서 관장한다. (개정 2011. 1. 1)

제63조(종류) ① 일반직인의 종류는 다음 각 호와 같다.

1. 총장 직인 : 우리대학교를 대표하는 직인

2. 부서장 직인 : 직제규정에 의한 당해 부서장을 대표하는 직인

3. 기타 직인 : 직제규정 외 필요에 의해 개설된 기구, 위원회 등을 대표하는 직인

② 특수직인의 유형은 다음 각 호와 같다.

1. 민원직인 : 증명서 발급 등 민원업무를 목적으로 제작된 직인

2. 전자직인 : 전자적 수단 또는 출력장치에 의해 표시된 직인인영

3. 직인인쇄(용지) : 특정용지에 이미 직인인영이 인쇄된 용지

③ 계인이라 함은 관련된 두개 이상의 서류에 상관관계를 나타내기 위해 걸쳐 찍는  ‘契’자 도장으로서 최근 행정간소화 차원에서 폐지하고 직인 등으로 대체하고 있다.

④ 인감이라 함은 직인 이외에 통장의 관리 및 기타 특수한 목적 등을 위해 미리 등록해 놓고, 사용시 행정행위에 대한 책임성을 갖게 되는 도장을 말한다.

제64조(증명유형별 발급명의) ① 증명유형별 발급명의 및 사용직인은 다음과 같이 한다. (개정 2014. 8. 1)

구 분		민원실발급용	전자직인발급용	당해부서 직접 발급용 [증명발행부서]
학생 제증명	발급명의	계명문화대학교 교무처장		계명문화대학교 (당해부서)장
	사용직인	계명문화대학 교무처장의인/ 민원발급용		계명문화대학교(당해부서)장의인
시간강사 제증명	발급명의	계명문화대학교 교무처장		계명문화대학교 교무처장
	사용직인	계명문화대학교 교무처장의인/ 민원발급용		계명문화대학교 교무처장의인
교직원 제증명	발급명의	계명문화대학교 총장		총장명의와 직인사용 원칙. 특별한 경우에 사유를 들어 총장 결재 후 명의자와 사용 직인을 달리 할 수 있음
	사용직인	계명문화대학교총장의인
부속·부설기관의 자체인력 제증명	발급명의	※ 해당사항 없음		1. 대상: 자체 취업규칙 및 관련규정에 근거 당해부서장이 임용(위촉)한 자 2. 자체발급대장에 의해 당해임용권자의 명의와 직인사용 ※ 증명발급 관련법 숙지, 민원발생 차단
	사용직인	※ 해당사항 없음

② 부서별로 관리하고 있는 직인의 사용 시 그 내역을 별지 제20호의 부서직인사용 대장에 기록하여야 한다.

제65조(재료와 규격) ① 일반직인 및 인감의 재료는 쉽게 부식되거나 마멸되지 않는 흑색의 재료를 사용하여 각인한다.

② 일반직인은 정사각형, 인감은 원형으로 하되, 규격은 다음과 같다.

구 분	신 분	규 격
직 인	계명문화대학교 총장	3.0 * 3.0cm
	직제규정상 부서장 및 기타 이에 준하는 직인	2.4 * 2.4㎝
	총장 민원직인(직인하단 ‘민원전용’명시)	2.4 * 2.4㎝
계 인	계명문화대학교 총장	1.5 * 3.5㎝
인 감	해당 신분	<원형지름> 테두리1.7㎝/가운데1.0㎝

③ 특수직인의 인영은 일반직인 글씨와 동일하여야 한다. 다만, 필요하다고 판단될  경우 규격을 달리할 수 있다.

제66조(인영의 내용) ① 직인은 전서체를 가로로 새기되, 그 기관 또는 직위의 명칭 끝에  ‘인’ 또는 ‘의인’자를 붙인다.

② 이 규정 제63조에 의한 민원업무 등 특수업무 처리를 위한 직인은 그 업무집행  목적에 한하여 사용되는 것임을 그 직인의 인영에 명시하여야 한다.

③ 인감은 테두리 원형에는 ‘계명문화대학교’를, 가운데 원형에는 당해자의 직위명칭을 새긴다.

제67조(사용과 관리자) ① 직인은 반드시 소정의 결재과정이 끝난 문서에 한해 직인사용  대장에 기록한 후 직인관리 담당자의 확인(입회)을 거쳐 날인하여야 한다.

② 직인 및 인감은 그 직의 서리 및 직무대리도 이를 사용할 수 있다.

③ 직인 및 인감은 그 직의 자 또는 그 직의 자로부터 관리를 위임받은 자가 관리  하며, 관리자가 사용상의 책임을 가진다.

④ 직인 및 인감의 관리책임자는 다음과 같다.

구 분	직인구분	용도구분	관리부서	관리책임자
직 인	계명문화대학교 총장	대학 대표용	총 무 팀	팀장
		민원용(증명발급용)	학생지원팀	팀장
	부 서 장	업무용	당해부서	선임부서 팀장 (또는 주무자)
	각종위원회	업무용	당해부서	간사
인 감	해당 신분	업무용	당해부서	당해 신분자

제68조(직인인영의 색깔) 직인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여  시행하거나 모사전송기를 사용하는 경우에는 인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.

제69조(찍는 위치) 직인 및 인감은 기관명 또는 직위의 명칭 끝이 직인 또는 인감의 가운데 오도록 찍는다. 다만, 민원서류 및 특별서식 등에 직인을 날인하는 경우 서식 등의 형편에 따라 그 위치를 달리할 수 있다.

제70조(일반직인 및 인감의 등록과 교부) ① 일반 직인 및 인감을 교부받고자 할 경우   다음의 절차에 의해 신청 및 등록하여야 한다.

1. 직인 및 인감을 교부받고자 하는 부서는 별지 제21호의 직인·인감 교부 및 폐기신청서에 의하여 총무팀에 교부신청을 하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

2. 총무팀은 직인 및 인감을 교부하고자 할 경우 별지 제22호의 직인·인감 교부 및 폐기대장에 그 내용을 등록, 관리하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

② 직인을 교부받은 부서 또는 관리자는 직인사용대장을 비치하고 그 사용내역을  기록·유지·확인·감독하여야 하며, 반환된 직인 및 인감을 등록․보존(교사자료)하거나 소각하여야 한다.

제71조(전자 직인 및 인감의 등록과 관리) ① 전자 직인 및 인감의 사용용도는 전자장치에 의한 문서의 발급, 결재 및 전달과 이에 준하는 용도에 한정한다.

② 전자직인을 사용하고자 하는 부서는 별지 제23호의 전자직인등록대장에 의하여  그 직인의 인영을 총무팀에 등록(재등록 및 폐기 포함)하고, 사용현황을 컴퓨터파일 및 대장으로 관리·감독하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

③ 전자인감의 관리부서는 별도의 서식에 의거 전자인감 인영을 등록하고, 사용현황을 컴퓨터파일 및 대장으로 관리·감독하여야 한다.

④ 총무팀과 정보지원팀은 전자 직인 및 인감을 위조 또는 부정하게 사용하지 못하게 상시 확인하고, 사용기록을 철저히 관리하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

제72조(직인의 사고처리) ① 직인을 분실하거나 도난을 당한 경우 직인관리책임자는 지체  없이 필요한 행정적 조치를 취하고, 즉시 그 전말을 총무처장에게 보고하여야 한다. (개정 2011. 1. 1, 2014. 8. 1.)

② 전항의 사고로 인하여 개인되는 직인은 이 규정 제70조에 따라 처리하되, 그 서체를 달리할 수 있다.

제2절 직인 인영서식의 관리

제73조(직인 인쇄용지 제작) ① 인쇄직인의 사용용도는 상장, 증서 등 대량의 직인날인이 요구되는 문서에 한정한다.

② 총장직인의 인쇄용지는 총무팀 이외의 부서에서 인쇄하여 사용할 수 없다. 다만, 특수하다고 인정되는 경우에는 총장의 결재와 총무팀의 등록을 거쳐 직인을 인쇄하여 사용할 수 있다. (개정 2011. 1. 1)

③ 해당부서장의 직인인영을 인쇄하여 사용하고자 할 경우에는 당해부서장의 결재를  득하여야 한다.

④ 직인인영을 서식에 인쇄하고자 할 경우에는 가급적 실물크기를 유지하여야 한다.  다만, 필요하다고 인정될 경우에는 문서의 크기나 용도에 따라 적절한 크기로 조정·  인쇄하여 사용할 수 있다.

제74조(직인 인쇄용지 사용 및 관리) 직인인영이 인쇄된 서식을 사용하고자 할 경우에는  다음의 절차에 의한다.

1. 총장 직인인영의 인쇄서식을 사용하고자 할 경우 별지 제24호의 직인인쇄용지 불출 및 정산서에 의거 총무팀으로 해당서식을 요청하여야 하며, 이 경우에 총무팀은 별지 제25호의 직인인쇄용지 관리대장을 비치하고, 그 사용내역을 기록·유지하여야 한다. (개정 2011. 1. 1)

2. 부서장의 직인인영을 인쇄하여 사용하는 부서에서는 별지 제20호 서식을 비치하고, 그 사용내역을 기록·유지하여야 한다.

3. 직인 인쇄서식을 사용하는 부서에서는 그 사용용도를 상세히 관리하기 위해 직인 인쇄용지 사용대장(포상대장, 증서발급대장 등)을 비치하고, 일련번호에 의거 사용목적과 내용, 범위 및 사용일자에 대한 내용을 기록·유지하여야 한다.

제3절 증서의 표준화

제75조(증서서식의 표준화) 대학 내에서 공적으로 사용하는 각종 증서는 다음의 유형에   한정한다. 다만, 업무적인 이유로 서식이 지정된 경우는 예외로 한다. (개정 2014. 8. 1)

유 형	제 작 형 태	표준구분	주 요 용 도	비 고
총장직인 인쇄용지	백지서식(표준 C.I)	서식1	대량 인쇄용(증서, 상장 등)	1.총무팀서식 일괄관리 2.필요시 신청
	실기교사 자격증용	서식2	교원자격증발급용(학사운영팀)
	유치원정교사2급 자격증용	서식3
백지서식2	테두리만 인쇄된 용지	서식4	임용장, 위촉장 등 적정용도

제76조(증서발행체계 표준화) ① 증서발행의 연번표시는 다음과 같이 한다. 다만, 임용장  등 비정형 증서를 발행할 경우 발행연번을 생략할 수 있다. (개정 2018. 3. 1.)

구 분	부서(팀명)	연도	업무구분	일련번호	비 고
자리수	2∼4단위	2자리수	1자리수	4자리수	○○○○-0000000
비 고	팀(또는 부서)명칭 관련 단어	(예) 07	1~9 팀별 업무단위 구분 유지	0001~9999

② 증서발행 부서표시의 표준코드는 별표 8과 같다.

③ 증서발행의 총장명의 표시는 다음과 같이 표준화하되, 필요시 표준화범위에 유의  하여 사용용도별로 적정하게 적용할 수 있다.

구분	표시방법	사 용 용 도	비 고
지정 표시	계명문화대학교총장	임용, 포상, 수료, 증명, 확인 등
	(서 명) 계명문화대학교 총장 ○○○	협약서 등	서명용
	계명문화대학교총장 ○○○박사 ○○○	학위증서, 수료증, 감사패 등	직인용
		협약서	직인용

제77조(증서발행 관리) ① 증서를 발행하고자 할 경우에는 반드시 결재에 의하고, 그 내용을 별지 제26호의 증서관리대장에 기록·유지·감독하여야 한다.

② 제증명 등 전자장치에 의해 발급되는 각종 증서류는 전자파일에 의해 그 발급현황을 유지(대장)하여야 한다.

제5장 행정자료 등 보안관리

제78조(목적) 대학운영과 관련된 정보를 수록하고 있는 각종자료의 안전한 관리는 물론,  필요적 목적에 의해 자료를 공개 및 배포하는 과정에서 당초 목적과 달리 대학의 이익에 반하는 용도로 오용되는 사례를 방지하고, 필요적 목적 이외에 자료가 유출되는 것을 차단하기 위해 자료의 보안관리를 강화하는데 있다.

제79조(용어 정의) 이 절에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "자료"라 함은 교직원이 직무상 작성 또는 취득하여 관리하고 있는 문서(전자문서 포함)·도면·사진·필름·테이프·슬라이드 및 그 밖에 이에 준하는 매체 등에 기록된 사항과 관련정보를 말한다.

2. "유출"이라 함은 위1호의 자료를 직무이외의 자에게 규정한 절차에 의하지 아니하고, 열람하게 하거나 그 사본·복제물의 교부 또는 전자정부법 제2조 제7호의 규정에 의한 정보통신망을 통하여 제공하는 것 등을 말한다.

제80조(자료의 보안등급) 자료의 일반적 등급은 다음 기준에 의해 분류하되, 자료의 직접  관리자 및 관리책임자가 실자료의 등급분류에 대한 판단과 책임을 가진다.

1. 1등급 : 직무상 비밀 또는 비공개로 분류되거나 이에 준하는 관리가 필요로 한  정책적 자료

2. 2등급 : 개인정보, 학적, 회계, 인사, 입시 및 이에 준하는 중요자료 또는 공개, 열람, 제공을 제한하여야 할 필요가 있다고 판단되는 자료

3. 3등급 : 일반적인 내용으로 대학의 이익과 무관하다고 판단되는 자료

제81조(관리책임) ① 자료의 관리는 자료를 생산 또는 보관하고 있는 담당자와 관리자가  연대책임을 가진다.

② 공무를 목적으로 교부 및 제공한 자료를 그 목적과 달리 오용되어 대학 이익을  침해하게 된 경우에는 그 원인을 제공한 자가 책임을 가진다.

③ 책임의 정도는 대학이 적용하는 규정과 절차에 의한다.

제82조(관리방법) ① 자료의 관리는 문서관리 및 비밀관리, 정보보호 및 정보공개 관련규  정이 정하는 바에 의하되, 별표 9의 보안관리 계획을 준수하여야 한다.

② 자료는 대학의 업무 이외의 목적으로 생산 및 유출할 수 없다.

③ 자료는 대학과 자료에 포함된 개인의 이익에 반하는 목적으로 유출 및 활용할  수 없다.

④ 업무적인 목적으로 자료를 배부 및 보관할 경우 업무적 사유가 종료되는 즉시  이를 회수‧반환하거나 후임자에게 공식 인계하여야 한다.

⑤ 기타 업무적 목적으로 생산된 자료의 방치, 관리소홀 및 부적절한 방법에의 파기 등으로 인해 자료가 불법 유출 및 오용되는 일이 없도록 보안을 준수하여야 한다.

⑥ 업무용 PC를 이동, 처분하고자 할 경우에 반드시 하드디스크(HDD)를 포맷하여 탑재된 자료를 완전히 삭제하여야 한다.

제83조(자료의 제공방법) 자료의 제공방법은 다음에 의한다.

1. 공식적인 업무를 목적으로 1등급이상 자료를 문서로 제공하여야 할 경우 반드시 협조문 등의 공문서에 의해 제공하고, 그 수신자를 원본문서에 기재하여야 한다.

2. 공식적인 업무를 목적으로 2등급이상 자료를 문서로 제공하여야 할 경우 그 내용이 중요한 정보가 포함되어 있다고 판단될 경우 전1호의 관리방법을 준용한다.

3. 기타 업무적 사유(직무상 보고, 회의, 참고 등)로 1등급 또는 중요자료를 제공하여야 할 경우 원본을 열람하게 하거나 결재행위를 삭제한 상태에서 사본을 제공하여야 한다.

4. 회의, 협의 등 업무적 목적으로 2등급이상 자료를 문서로 교부하는 것이 불가피할 경우 당해업무가 종료되는 즉시 교부자료를 회수하여야 한다.

5. 단순 참고자료의 교부는 담당자의 판단 하에 적절한 방법에 의해 제공한다.

제84조(사본 제공) 자료를 복사하는 등의 방법으로 사본을 제공할 경우 다음 사항을 준수 하여야 한다.

1. 업무목적으로 의사결정문서를 복사 등 사본형태로 제공하여야 할 경우 그 사본에 원본대조필인(제공자, 제공일, 목적, 수령자 기재 및 담당자날인)을 날인하고, 부서별 자료교부대장에 그 내용을 등록한 후 제공하여야 한다. 이때 원본대조필인은 문서여백이 아닌 문서내용에 중첩되게 날인하여 원본대조필인이 조작되지 않도록 하여야 한다.

2. 회의, 참고 등 목적으로 의사결정문서 및 자료를 복사 등의 사본형태로 제공하고자 할 경우 결재행위 표시자체가 필요한 경우를 제외하고는 결재문서의 두문(기관명, 수신자, 경유)과 결문(발신명의, 결재란, 생산‧접수일, 주소, 전화, 전자우편란  등) 및 첨부물 중 이와 동일한 내용표시를 삭제한 후 제공하여야 하며, 이 경우 원본대조필인의 날인과 자료교부대장의 등록을 생략한다.

제85조(자료제공의 보안표시 및 대장관리) ① 이 규정 제83조 또는 제84조에 의한 대학 내의 의사결정문서(행정자료 포함)를 제공할 경우 원본 첫째 면과 사본 매장에 다음의 보안표시인을 찍어야 한다.

보 안 관 리					- 공개등급에는 절대보안, 일부보안, 공개로 표시 - 관리방법에는 회람금지, 사용 후 폐기 등 표시
제공부서		배 부 처
제공일자		제공 NO
공개등급		관리방법

② 제1항의 경우 별지 제27호의 내·외부 자료제공대장에 기록유지 관리하여야 한다.

제6장 기  타

제86조(기록물 관리) ① 대학발전을 위한 계획, 분석과 진단, 평가 등에 활용하기 위하여  직무수행과정에서 발생하는 중요 업무 및 자료에 대해 그 기록을 유지하여야 한다.

② 기록물에는 업무일지, 연혁기록, 통계기록, 인허가기록, 인사기록, 상벌기록, 기타의 기록이 있으며, 이에 대한 내용 및 방법은 별표 10과 같다.

제87조(우편물 관리) 우리대학교의 모든 서류 및 우편물(등기, 소포 등)은 별지 제28호의 우편물 접수·발송대장에 의하여 관리하여야 한다.

제88조(업무편람 작성) ① 부서장은 다음 사항이 포함되도록 업무편람을 작성하되, 수시로 보완하여 활용하여야 한다. (개정 2012. 1. 1)

1. 업무연혁⋅업무현황 및 주요업무계획

2. 업무의 처리절차 및 흐름도

3. 소관 보존문서 현황

4. 기타 업무처리 참고사항

② 업무편람은 인사이동, 사무재분장 등으로 사무인계·인수시 함께 인계·인수하여  업무현황 파악이 용이하고, 업무처리지식 등이 축적될 수 있도록 하여야 한다.

제89조(사무관리 감사 및 조치) ① 사무관리부서는 정기적 또는 필요시 각 부서 및 담당  에 대하여 사무관리 감사를 실시할 수 있다.

② 사무감사 및 수시점검 결과 다음 각 호의 1에 해당하는 자에 대하여는 징계 등  기타 필요한 조치를 할 수 있다.

1. 결재가 끝난 문서를 등록하지 아니한 자

2. 규정으로 정한 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안·검토 및 결재한 자

3. 관인을 부당하게 사용한 자

4. 문서 또는 행정자료의 보안관리 위반자

5. 보고 또는 업무협조 지연의 책임이 있는 자

제90조(준용) 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부의 사무관리규정에 준하여 처리한다.

부    칙

1. (시행일) 이 규정은 2010년 11월 11일부터 시행한다.

2. (폐기) 이 규정 시행일 이후에는 사무관리실무 지침, 전자문서시스템 운영 및 관리 지침,  직인류 관리규정, 직인인영서식 및 각종증서 사용관리 지침, 행정자료 보안관리 지침,  문서보관·보존 지침 등 구 사무관련규정은 폐지한다.

3. (시행일) 이 규정은 2011년  1월  1일부터 시행한다.

4. (시행일) 이 규정은 2012년  1월  1일부터 시행한다.

부    칙

1. (시행일) 이 규정은 2014년 6월 16일부터 시행한다.

부    칙

1. (시행일) 이 규정은 2014년 8월 1일부터 시행한다.

부    칙

1. (시행일) 이 규정은 2017년 9월 1일부터 시행한다.

부    칙

1. (시행일) 이 규정은 2018년 1월 22일부터 시행한다.

부    칙(2018. 3. 1.)

1. (시행일) 이 규정은 2018년 3월 1일부터 시행한다.

부    칙(2019. 8. 1.)

1. (시행일) 이 규정은 2019년 8월 1일부터 시행한다.

부    칙(2019.10.16.)

1. (시행일) 이 규정은 2019년 10월 16일부터 시행한다.

(별표 1) [각종 보고서 작성요령]

1. 정의

보고서는 제시된 주제를 논리적으로 재구성한 설명문을 말함

2. 보고서 작성과정

가. 주제파악

나. 자료수집 및 검토

1) 교재, 참고자료

2) 인터넷 자료 이용

3) 각종 현황 등

다. 전개논리 확보

1) 자료수집 후 내용 검토 - 개요 작성

2) 내용 첨가

라. 작성

1) 전개 논리체계 확보 - 의사반영

2) 논리정돈(내용의 추가ㆍ삭제 여부, 의사반영 등)

3) 인용정보 표시

마. 검토

1) 전체적인 논리전개의 문제점

2) 오ㆍ탈자 확인

3) 인용정보의 정확성

4) 문장표현의 적정성

5) 선정된 주제에 대한 진단의 정확성

바. 제출 : 보고서 제출시기의 적정성 준수

3. 보고서 작성방법

가. 에세이 형식

1) 서론 : 주제선정의 동기나 의도, 필요성, 연구목적 및 의의 제시

2) 본론 : 주제에 대한 고찰 및 이론배경, 주요개념 정의 및 설명, 선행연구결과 등

여러 견해를 종합해서 제시

3) 결론 : 본론에서 논의, 전개한 내용의 핵심을 더욱 간결하게 요약하고 결론 및

앞으로의 제언이나 전망 및 시사점 제시

나. 실험(측정) 보고서

1) 표지 : 제목, 날짜, 조별, 명단, 성명, 목차 등

2) 요약

3) 개관(槪觀) 혹은 실험ㆍ측정 이론

4) 측정방법

5) 측정결과

6) 결과토론

7) 결론

8) 참고문헌

(별표 2) [기획 또는 제안서 사례]

기획 및 제안서
제 출 부 서			기획․제안일
기획․제안명
기획․제안자	소 속		성 명
기획 ․ 제안 취지 및 목적	1. 기획․제안의 주된 목적과 어떤 이유로 기획․제안하였는지를 기록한다.
현재 실태	1. 현재 실시하고 있는 사실을 간략하게 기록한다. 2. 현재의 문제점이나 개선하고 싶은 부분, 타 기관에서 실행하고 있는 사례 등을 기입한다.
기획 ․ 제안 내용	1. 기획․제안의 내용을 ① ② ③....등으로 하여 구체적으로 설명하며, 기획․제안 내용이 정리되어 읽기가 편할 것이며, 2. 또한 기획․제안 실시의 구체적인 절차나 방법을 명기한다. 3. 실시할 경우에 소요되는 비용은 대략이라도 좋으니까 계산해 둔다. 실행 가능한 금액이라면 설득력이 높아진다. 4. 하나의 문제점에 대한 다수의 해결책을 기획․제안할 경우에는 전부 기록하고, 필요시에 각 해결책에 대한 장단점도 적시하면 의사결정에 도움이 될 것이다.
개선 효과	1. 기획․제안 내용을 채택하면 어떤 효과를 기대할 수 있는지를 적는다. 2. 행정의 현저한 능률성 및 직․간접적인 경비절감의 추정금액 등을 기록한다.
첨부 서류	1. 기획․제안 채택에 참고가 되는 자료나 사례, 견적서 등을 첨부한다. 2. 실시할 때에 필요한 서류의 양식도 첨부한다.

(별표 3) [조사 또는 사고 보고서 사례]

조 사 보 고 서
제 출 부 서			보고서 제출일
조사 보고명
조사 보고자	소 속		성 명
조 사 보 고 배경 및 목적	1. 무엇을 알아보기 위해 조사를 실시했는지, 배경사항과 목적을 설명한다. 2. 조사계획 및 방법 등을 작성한 후 최초 보고하여 상사의 조언을 받는 것도 좋을 것이다.
조사 개요	1. 조사개요는 조사방법, 조사기간, 조사항목, 조사비용 등을 간결하면서도 구체적으로 적는다. 2. 조사방법에는 사례 및 통계, 설문 등 실질적인 방법을 택한다. 3. 조사계획, 조사항목 등을 사전에 작성하여 조사에 임하면 시간단축 등 효율 적인 조사를 할 수 있을 것으로 사료된다.
조 사 내 용 요약 및 결과	1. 얻어진 결과를 정리하고 간결하게 요약한다. 2. 자세한 내용 또는 통계, 사례 등의 자료는 첨부하도록 한다. 3. 도표 및 그래프 형식으로 보고하면 읽는 사람으로 하여금 쉽게 이해하게 할 수 있어 설득력을 배가할 수 있다.
대 책	1. 조사 중 긴급하게 대처하여야 할 사항이 있을 경우에는 보고하면서 임기 응변적으로 조치한다. 2. 조사 또는 사고 보고서 등은 수시로 상사에게 보고하고 업무방향 등을 조언 받고 또한 변호사 등의 전문가로부터 자문을 받는다.
소감 및 제안	1. 조사 결과를 자기 나름대로 분석하고 결론을 적는다. 2. 향후 보완․개선하여야 할 대책 등을 적는 것도 좋다.
첨부 서류	1.『결론』을 뒷받침하는 자료를 첨부하면 설득력이 높아진다. 2. 질문응답서, 입수한 경쟁대학의 통계자료, 사례 등을 첨부한다.

(별표 4) [문서작성시 고려사항]

구분	문서작성시 고려사항
검토 사항	1. 기안에 앞서 안건관련 문제파악, 관계규정과 행정선례, 새로운 사례를 검토ㆍ반영함 2. 당해사항을 기안하는 목적과 필요성을 파악하여 자료를 수집ㆍ분석하며, 필요한 경우에는 조사, 회의 등을 통하여 의견을 청취함 3. 기안의 방법 등을 결정하며, 복잡한 기안의 경우에는 폐지 등에 초안을 마련하여 논리의 일관성 을 해치는 내용이나 빠지는 사항이 없도록 검토한 다음 작성 4. 기안의 내용이 타부서와 관계가 있을 경우 사전 충분하게 상호 협의를 거쳐 결재(협조)과정에서 수정 또는 반려되는 일이 없도록 함 5. 기안자는 당해업무에 책임의식 갖고 기안, 당해기관과 수신자와의 관계 및 입장 고려
유의 사항	• 정확한 의사소통, 문서자체의 품격, 당해기관의 대외적인 권위와 신뢰도 제고 1. 정확성(바른 글) 1) 6하 원칙에 의하여 작성하고, 오‧탈자나 계수착오가 없도록 2) 필요한 내용 누락되지 않게, 정확한 용어와 문법에 맞게 문장 구성 3) 애매모호, 과장된 표현으로 혼동을 일으키거나 사실이 왜곡되지 않도록 2. 용이성(쉬운 글) 1) 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게, 문장은 가급적 짧게 항목별로 표현 2) 복잡한 내용의 경우 먼저 결론을 내린 후 이유 설명 3) 추상적‧일반적 용어보다는 구체적‧개별적인 용어 사용 4) 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어 사용하고, 한자나 어려운 전문용어는 피함 한자 또는 전문용어가 필요할 경우 ( )안에 한자를 쓰거나 용어해설 첨가 3. 성실성(호감 가는 글) 1) 성의 있고 진실하게 작성 2) 불쾌감을 주거나 무시하는 듯한 표현은 피하고, 적절한 경어 사용 3) 감정적이고 위압적인 표현은 피함(상하 상호간에도 존중의 용어 사용) 4. 경제성(효율적으로 작성하는 글) 1) 일상적‧반복적인 업무는 표준 기안문(서식 등) 활용 2) 용지의 규격ㆍ지질 표준화와 서식 통일 3) 지속적으로 많이 사용하는 문자는 부호화 활용(상용구 등록 활용) 4) 한눈에 내용을 파악할 수 있고 다루기 쉽게 1건 1매주의

(별표 5) 검토‧협조시 확인사항

형식 측면	1) 부서 소관사항 여부 2) 사무절차 오류여부 3) 법령 형식요건 구비여부 4) 결재권자 표시 적정여부 5) 협조부서 합의여부 6) 수신(발신)자 등 표시 착오여부
내용 측면	‣ 법률적 검토	‣ 행정적 검토	‣ 경제적 검토
	1) 인허가, 승인 등의 경우 그 법정요건 충족여부 2) 심의사항일 경우 심의여부 3) 기한, 조건, 시효 등의 법정요건 충족여부 4) 법령‧예규 등 위배여부	1) 재량의 범위 적합여부 2) 여론에 대한 영향여부 3) 관례나 선례 검토여부 4) 처리의 지연여부 5) 경과조치 필요여부 6) 필요사항 누락여부	1) 예산상의 조치 필요여부 2) 과다한 경비투입 여부 3) 경비를 절약할 수 있는 다른 대안여부

(별표 6) [문서의 보존년한 책정기준]

구 분	기준내용
1. 영구 (30년 이상)	가. 교무위원회의 심의 또는 사정을 거치는 중요사항에 관한 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서 나. 대규모 예산투입 사업의 기본계획에 관한 문서 및 도면과 그에 대한 추진실적 및 보고서 다. 특별한 기념행사에 관한 문서 라. 역사적으로 활용가치가 높은 분야별 주요통계 마. 교사자료로서 역사적 가치가 있어 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서 바. 학칙 및 규정(세칙 및 내규 포함)중 원본문서 사. 학적부, 교직원 임용기록 등의 중요서류
2. 준영구 (10년 초과 30년 미만)	가. 법령·제도·중요정책이나 대규모 사업의 계획수립을 위하여 작성한 연구·검토 문서로서 30년을 초과하여 보존할 필요가 없는 문서 나. 훈령ㆍ예규의 원본문서 다. 각종 인ㆍ허가 및 면허 등에 관한 원본문서 라. 기타 학사업무와 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 10년 초과 30년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서
3. 10년	가. 일반정책에 관한 계획·조사·연구 및 보고문서 나. 기타 학사업무와 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 5년 초과 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서
4. 5년	가. 예산·결산 및 회계관계 증빙문서 나. 각종 감사관계문서 다. 기타 학사업무와 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 3년 초과 5년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서
5. 3년	가. 각종 증명서발급 관계문서 나. 단기적 업무계획 관계문서 다. 기타 학사업무와 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 1년 초과 3년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서
6. 1년	가. 일일명령, 회보 등 기관내 단순업무에 관한 문서 나. 부서간의 단순한 자료요구·업무연락·통보·조회 등에 관한 문서 다. 기타 2년 이상 보존할 필요가 없는 단순·경미한 내용의 문서
7. 0년	문서사본 및 회람 등 당해학년도 경과 후 폐기 처분하여도 관계없는 내용의 문서
8. 기타	사무실 내에 항시 보관하여야 하며, 수시로 내용이 새롭게 수정되는 문서

(별표 7) [전자결재 사용 매뉴얼]

구 분	내 용
기본설치	1. 개인PC에 한글2007 설치 2. 핸디오피스 □ Home메뉴 □ 우측상단 ｢전자문서설치파일, 한글2007패치파일｣설치
기안방법	1. 내부결재 : 결재메뉴□ 전체서식(기안‧시행문 겸용) 클릭□ 결재정보(발송종류 내부결재로 선택) □ 제목작성 및 기록물철 선택□ 결재선 지정□ 내용입력□ 결재상신 버튼 클릭 2. 협조문 : 결재메뉴□ 전체서식(협조문) 클릭□ 결재정보(발송종류 협조문 선택)□ 제목입력 및 기록물철 선택□ 결재선 지정□ 수신자 지정□ 발송정보 선택□ 내용입력□ 결재상신 버튼 클릭 ※ 협조문의 경우는 발송부서를 기안자 ｢본인 부서｣ 로 선택 3. 일반기안 : 결재메뉴□ 전체서식(기안‧시행문 겸용) 클릭□ 결재정보(발송종류 일반기안 선택) □ 제목입력 및 기록물철 선택□ 결재선 지정□ 수신자 지정□ 발송정보 선택□ 내용입력 □ 결재 상신 버튼 클릭 ※ 일반결재의 경우는 발송부서를 ｢총무팀｣ 으로 선택 4. 신청서(부서별 서식) : 결재메뉴□ 부서별 서식선택□ 결재정보(제목/기록물철/수신처)□ 결재선 지정□ 내용입력□ 결재상신 버튼 클릭
검토/협조 서명방법	결재메뉴 □ 결재대기메뉴 □ 검토/협조 서명할 문서클릭 □ 내용확인 □ 결재클릭 ※ 의견 첨부 가능
최종결재 서명방법	결재메뉴 □ 결재대기메뉴 □ 결재 서명할 문서클릭 □ 내용확인 □ 결재클릭 ※ 최종 결재완결 시 기안자 및 발송담당자에게 자동 통보
문서발송	결재메뉴 □ 발송처리메뉴 □ 발송문서클릭 □ 관인(부서장인)날인 또는 생략 □ 발송
접수/반송	결재메뉴 □ 접수대기메뉴 □ 접수문서클릭 □ 업무담당자 지정 □ 접수 또는 반려
문서함 메뉴	1. 기록물 등록대장 : 본인 부서의 채번 완결된 결재문서가 저장되는 곳 (기안문, 협조문 등) 2. 비공식문서 : 본인부서의 채번하지 않는 완결된 결재문서가 저장되는 곳 (부서별 서식 등)
업무코드/ 기록물철	1. 관리자메뉴 □ 자료관 □ 단위업무코드 □ 임시코드추가 □ 단위업무생성(생산/접수) 2. 문서함메뉴 □ 관리버튼 □ 단위업무코드선택 □ 함 관리탭에서 추가클릭 □ 제목 / 보존 기간 입력

(별표 8) [증서발행 부서표시 표준코드] (표 개정 2014. 8. 1, 2015. 8. 1., 2017. 9. 1. 2018. 1.22. 2018. 3. 1., 2019. 8. 1.)

부서명	팀 명	코드	부서명	팀 명	코드
교목실		교목	총무처	총무팀	총무
	계명문화 카리타스봉사센터	봉사
				재무팀	재무
				관리팀	관리
기획 조정처	기획팀	기획		보건실	보건
	대외협력팀	대외	도서관		도서
	LINC+지원센터	LINC	교육혁신원	교수학습지원팀	학습
	IR센터	IR
				학생성공센터	성공
교무처	학사운영팀	학사
				인성교육센터	인성
	교원인사팀	교원
	교양·직업교육과정지원센터	교육과정	국제교육원	국제교육행정팀	국제
	현장실습지원센터	실습	정보전산원	정보지원팀	전산
학생복지취업처	진로취업지원팀	취업	학보사·방송국·비슬편집국		학보
	학생지원팀	학생	평생교육원	평생교육행정팀	평생
	학생상담센터	상담	어린이집		어린이
	장애·다문화가족 학생지원센터	장애	산학협력단		산단
	예비군대대	병사	학교기업		기업
입학처	입학관리팀	입학	창업보육센터		창업보육
	자유학기제진로 지원센터	자유학기

(별표 9) [보안관리 계획]

유형		자료제공유형	관리주체	RECORD관리	관 리 방 법		비 고
공통		1.DB(전산, 개인) 2.전자문서 3.paper	개인	정보공개란 신설 예)보안 : 다운 불가	공 개	자료제공 절차유지
					비공개	자료제공 원천불가
전체	전산DB	1.DB	정보지원팀	DB사용대장 (자동화)	1. DB보안망 관리 강화 2. 원본 DB점검 정례화		일치여부 확인
		2.DB다운로드	개인		1. 기록관리 자동화 2. 팀장점검 정례화		예) 복무자료
	폐문서 및 각종 자료		개인	일괄수거일자 지정	폐기	총무팀
			개인	문서 세단기 배치	폐기	총무팀
개인	PC DB	1.엑셀 2.워드 3.기타	개인	○ 자료제공방법 1. 전자문서화(결재) 2. 자료제공처, NO 자동화(문서이미지) 3. Record자동화	행정부서	원인행위 포함가능
					기타용처	원인행위문서 제외
	보관문서 보관자료	Paper	개인	○ 자료제공방법 1. 복사, 열람 2. 자료관리 전산화	행정부서	원인행위 포함가능	모든 복사문서 관리도장 날인
			개인		기타용처	원인행위문서 제외
	PC		개인	1. 하드보안 장치 2. 중요문서 P/W	보안관리 부서 정기점검	총무팀
	문서함		개인	1. 시건장치 의무화 2. 열쇠관리 등록

(별표 10) [기록물의 종류 및 기록방법]

종류	기록방법	비고
업무 일지	부서단위에서 수행되는 각종업무에 대해 통상 일단위로 기록 유지	향후 부서 및 개인의 업적관리에 유용한 판단자료로 활용
연혁 기록	대학 내에서 이루어지는 각종행사, 인ㆍ허가사항, 중요학사의 변동사항 등 대학 발전사를 포함한 역사관리에 필요한 제반내용을 평소 부서단위에서 기록 유지	연2회 정도 총무팀에서 수합하는 형태로 진행
통계 기록	-통계는 기준 시점과 정확성을 요구하며, 향후 자료로서 가치를 가질 수 있는 항목으로 구성 -대학 중요자료에 대해 수치 또는 기타 필요한 방법으로 기록유지 -통계의 유지는 전체, 부서, 개별 직무단위로 부서(팀, 개인) 단위에서 기록, 발간, 관리	현안분석과 진단에 필요한 유용한 수단임과 동시에 대학발전의 중요 기록물로서 가치
인ㆍ 허가 기록	대학의 유지운영과 관련된 제반 인ㆍ허가 사항은 매우 중요한 관리대상으로서 기록유지 시 인ㆍ허가된 문안을 변형 없이 인용하는 것이 필요	인ㆍ허가 문서원본은 일반문서와 분리하여 영구 보존
인사 기록	대학내 구성원의 인사관리에 필요한 영구문서로서 주요 신분변동, 상벌, 교육, 기타 필요사항을 사유발생 즉시 정확하게 기록	인사기록카드와 발령사항을 기록하는 인사기록부로 구분
상벌 기록	포상과 징계의 기록은 인사관리에 중요한 비중을 차지함으로 일자, 시기, 종류, 내용, 시행기관 등에 대하여 정확히 기록되어야 함	기록 관리대상은 내부(법인산하기관 포함) 및 외부 사항 포함
기타 기록	업무효율을 위해 필요하다고 판단될 경우 개별직무단위에서 필요한 기록물(명단, 현황, 참고자료, 개별바인더 등)을 생산, 배포, 관리함	* 각종 기관, 산업체 등과의 협약서 원본 별도 보관 필요

[별지 제1호 서식] [담당별 사무인계인수서]

<겉표지>

사무인계인수서

(담당업무명)

인계자 : ○×○×○×××(인)

인수자 : ○×○×○×××(인)

입회자 : ○×○×○×××(인)

년 월 일

○ ○ ○(부서명)

<글자크기>

1. 제 목 : 36point   2. 인계자, 인수자, 입회자, 일자 : 20point   3. 부서명 : 25point

<본 문>

1. 업무현황 : 가. 담당사무              나. 주요업무계획 및 진행사항

다. 현안사항 및 문제점    라. 주요미결사항

2. 관련문서 현황

3. 주요물품 및 예산 인계․인수가 필요한 사항

4. 기타 참고사항

※ 동 본문 서식은 예시이므로 부서의 실정 및 인계․인수사항에 따라 조정 가능

[별지 제2호 서식] [부서간 사무인계인수서]

<겉표지>

부서간 사무인계인수서

(이관업무명)

인계인수일 : 년 월 일

인계부서 : 담당자 ○ ○ ○ (인) 확인자 ○ ○ ○ (인)

인수부서 : 담당자 ○ ○ ○ (인) 확인자 ○ ○ ○ (인)

<글자크기>

1. 제 목 : 36point      2. 인계부서, 인수부서, 입회자, 일자 : 20point

<본 문>

1. 업무현황 : 가. 이관업무                나. 주요업무계획 및 진행사항

다. 현안사항 및 문제점      라. 주요미결사항

2. 관련문서 현황

3. 주요물품 및 예산 인계․인수가 필요한 사항

4. 기타 참고사항

※ 동 본문 서식은 예시이므로 실정 및 인계․인수사항에 따라 조정 가능

[별지 제3호 서식] [일반기안문]

“세상을 움직이는 글로컬 문화리더!”

계 명 문 화 대 학 교

수신자           (         )

(경유)

제목

(※ 내 용 란)

계명문화대학교 총장

(※ 발신명의 표기 : 시행문에 한정)

기안자(직위/직급) (서명)   ○○팀장 (서명)   ○○처장 (서명)   총장 (서명)

협조자(직위/직급) (서명)

시행  처리과명-일련번호 (시행일자)     접수 처리과명-일련번호 (접수일자)

우 704-703  대구광역시 달서구 달서대로675(신당동 700) / www.kmcu.ac.kr

전화 (053)    -       전송 (053)    -      /  공식전자우편주소 / 공개구분

	< 처리요령 >
(※ 이 란은 서식에 포함하지 아니함)
1. 수신자 ( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고, 괄호 안에는 처리할 자(보조기관 또는 보좌기관)를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 아니한 경우 ○○업무담당과장 등으로 쓰며, 수신자가 많을 경우 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하고 수신자명을 표시한다. 2. (경유) : 경유문서인 경우에 (경유)란에 경유기관장을 표기한다.(주로 정부해당) 3. 제목 : 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다. 4. 발신명의 : 계명문화대학교총장 명의를 기재하고, 교내 부서 상호간에 발신하는 문서는 부서장 명의를 기재한다. 5. 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 : 직위가 있는 경우에는 직위를, 직위가 없는 경우에는 직급을 쓴다. 다만, 기관장은 총장으로, 기안자는 담당으로 쓴다. 6. 시행 처리과명-일련번호 (시행일자) 접수 처리과명-일련번호 (접수일자) : 처리과명(처리과가 없는 행정기관은 10자 이내의 행정기관명 약칭)을 기재하고, 일련번호는 학년도별 일련번호를 기재하며, 시행일자와 접수일자란은 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자로 기재한다.(다만, 민원문서의 경우 필요한 때에는 시행일자와 접수일자란에 시ㆍ분까지 기재한다.) 7. 공개구분 : 공개ㆍ부분공개ㆍ비공개로 구분하여 표시한다. 8. 직인생략 등 표시 : 발신명의의 오른쪽에 직인생략 또는 서명생략을 표시한다. 9. 기타 표시 : 우편번호, 주소, 전화 및 모사전송 번호 등을 기재한다. ※ 기안자ㆍ검토자 및 결재권자 (직위/직급) 서명 : “기안자ㆍ검토자 및 결재권자”의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자ㆍ검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다. ※ 협조자(직위/직급) 서명 : “협조자”의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다. ※ 전결 및 서명표시 위치 : 위임전결규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고, 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명한다. ※ 전결ㆍ대결 및 서명표시 위치 : 위임전결사항을 대결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고, 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고, 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명한다.(필요시 대결 사유를 간략히 표기)

[별지 제4호 서식] [전자기안문]

(표제부)

계명문화대학교

수신자 ( )

(경유)

제목

본 서식은 표제부입니다.

본문 내용은 본문부(별도화일)를 이용하시기 바랍니다.

본문 내용에 대한 의견이 있는 경우에만 아래에 기재합니다.

1. 의견내용

2. 의견을 표시한 자의 소속, 직위(직급) 및 성명

발 신 명 의 ꃡ

수신자

기안자(직위) 서명           검토자(직위) 서명           결재권자(직위) 서명

협조자(직위) 서명

시행 처리과-일련번호(시행일자)               접수 처리과명-일련번호(접수일자)

우 704-703 대구광역시 달서구 달서대로 675  / http://www.kmcu.ac.kr

전화 053-589-****    전송 053-589-****    / abc123@kmcu.ac.kr   / 공개구분

(본문부)

제목

(본문 내용)

붙임

[별지 제5호 서식] [의견]

의 견
					년 월 일
( 내 용)
발 신 명 의

<작성요령>

1. 가로 10cm 세로 14cm

2. 글자크기 : 가. 의견달기 : 15p 진하게 / 나. 본문 : 11p /  다. 발신명의 : 13p 진하게

[별지 제6호 서식] [간이기안문]

등록번호
등록일자
결재일자
공개여부

결재

(  제            목  )

※ 필요한 경우 보고근거 및 보고내용을

요약하여 기재할 수 있음

부   서   명

	< 처리요령 >
(※ 이 란은 서식에 포함하지 아니함)
1. 이 서식은 보고서․계획서․검토서․계약서 등의 문서에 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없으나 계약서는 직인을 날인 후 시행할 수 있다. 2. 등록번호란 : 처리과명과 학년도별 일련번호를 기재한다. 3. 공개구분란 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개, 비공개인 경우에는 공공기관의 기록물관리에 관한 법률 시행규칙 제16조의 규정(별표11)에 의한 공개여부 구분번호를 선택하여 ( )안에 표시한다. 4. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 : 직위를 온전하게 쓰고, 기안자는 담당이라고 쓴다. 다만, 직위는 간략하게 쓴다. 5. 전결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제23조제2항 및 제3항의 규정에 의해 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고, 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시한 후 서명한다. 6. 전결․대결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제23조제4항 및 제5항의 규정에 의해 위임전결사항을 대결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고, 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고, 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명한다. 7. 크기 및 결재란 수는 조정하여 사용할 수 있다.

[별지 제7호 서식] [회보]

※ 회보문서 : 총장이 소속직원 또는 하급기관에 업무연락, 통보 등 일정한 사항을 알리기 위한                 경우에 사용하는 문서

기 관 명				회 보				제 호
(지 시 사 항)
(일 일 명 령)
(연 락 사 항)
(공 지 사 항)
(상 벌 사 항)
(기 타)
발 신 명 의
수신자
회 람

※ 결재종료 후 기안문서의 내용과 회보의 내용이 동일한 경우 담당자명만 기재하고, 기안문서와 동일한    문서번호를 기록하여 공지하여도 무관함.(기안문서 결재시 붙임자료로 하여 함께 결재)

[별지 제8호 서식] [협조문]

※ 협조문서 : 일반적 사안에 대해 타부서의 협조를 요구할 때 작성하는 문서로서 수평적 관계                 에서 수발 (예 : 팀장 ↔ 팀장, 부서장 ↔ 부서장)

협   조   문

수신자  수신자 참조(※ 또는 ‘각 팀장 및 행정담당’)

(경 유)

제목

1. 관련근거

2. 본문내용

붙임 1. ------------- 1부

2. ------------- 서식 1부.  끝.

총무팀장

수신자 (※수신자가 다수인 경우)

총무팀장  ○○○

시행  총무팀-38 (2010. 3. 22. )      접수       -      (2010 .    .    .)

전화  (053) 589-7693     전송 (053) 589-7564   /  kmc103@kmcu.ac.kr

[별지 제8-1호 서식] [업무연락] (신설 2012. 1. 1)

※업무연락문서 : 타부서 또는 개인에게 단순 업무에 대한 연락 및 공지 등을 위하여 사용하는 문서

업 무 연 락

수신자  수신자 참조(또는 전교직원)

(경유)

제목

(연락사항) (공지사항)

(기    타)

발 신 명 의

수신자

(하단 생략)

[별지 제9호 서식]

모 사 전 송 용 지
발신기관명	계명문화대학교 (Keimyung College University)
주 소	대구광역시 달서구 달서대로 675번지		우편번호	704-703
전화번호	대표전화 : (053)589-7744 담당전화 : (053)589-0000		팩스번호	(053)589-0000
수 신	수신기관
	수신부서
	수 신 자
	전송번호
송 신	송 신 자
	송신부서
	송 신 일	년 월 일
내 용
면 수 (표지포함)	면

[별지 제10호 서식]

기록물등록대장(문서등록대장)

등록구분	생산 (접수)일자	생산 (접수) 등록번호	첨부 번호	제 목	쪽수	결재권자	기안자 (담당자)	시행일자	수신자 발신자	문서과 배부번호	생산기관등록번호	전자 기록물 여부
생산
접수

[별지 제11호 서식]

직인날인 및 발송대장

연번	월/일	발신처	수신처	문 건 제 목	면수	사용자	통제관

[별지 제12호 서식]

기록물 배부대장

접수사항				배부사항
배부번호	접수 일자	보낸기관 등록번호	제 목	배부 일자	받은 부서명	인수자

[별지 제13호 서식] [문서철 표지 부착기준]

구 분	표 지	간 지	비 고
재 질	흑표지	지정인쇄물	총무팀 일괄관리
규 격	A4	A4
작성규격	하단참조

[예  시]

가. 표지                                    나. 간지

[별지 제14호 서식]

색 인 목 록

부서명		총무팀		문서철명	후생복지관계철		생산학년도	2009
연번	년월일		발 신	수 신	문서번호	제 목(내용)
1	2009. 3. 2.		교육부	총 장	총무과-1327	학교보건법령 개정에 따른 이행사항 알림
4	3.10.		-	내부결재	총무팀-112	보건법령개정에 따른 양호실 설치
					( 중 략 )
200	2010. 2.27.			내부결재	총무팀-336	직원후생복지 개선
					-이하여백-

□ 기재요령 □

①	②	③	④	⑤	⑥

① 연    번 : 쪽 번호 기재                ② 연 월 일 : 접수 및 시행일자 기재

③ 발    신 : 발신기관명 기재[내부결재일 경우 기재 않음]

④ 수    신 : 수신기관명 기재[내부결재일 경우 “내부결재”로 기재]

⑤ 문서번호 : 접ㆍ발송 문서번호 기재      ⑥ 제    목 : 문서제목 기재

[별지 제15호 서식]              문서철 등록부

팀명	담당(자)별	문서철명	관련업무분야	보존연한

[제16호 서식] [문서함 관리표지 등 부착기준]

[16-1] 문서함 관리표지 [예시]

관 리 책 임 자					1.0㎝	① 부서약칭 + 문서함 번호
① 총무 5	②정	총무팀장			1.0㎝	②“정” : 문서함 관리담당자
	③부	0 0 0			1.0㎝	③“부” : 문서함 관리담당자 유고시 대행자

2.5㎝     1.5㎝       4.0㎝

[16-2] 문서함 관리대장 [예시]

문서함 관리대장
부서명	총 무 팀		대장 관리자	총무팀장 ○ ○ ○
문서함 번 호	관리책임자		비상열쇠 관 리 자	다이얼번호		비 고
	정	부		방향	번 호
1	총무팀장	○○○	총무팀장	우	71-18-80-66
2	총무팀장	○○○	총무팀장		-해당사항 없음-
3	○○○	△△△	총무팀장	좌	12-32-67-25
4	○○○	△△△	총무팀장		-해당사항 없음-	의전관계물품
			-이하여백-

[16-3] 비상열쇠 KEY-TAG [예시]

● 1 ● 2 ● 3 ● 4 ● 5	총 무 팀 비상열쇠	6 ● 7 ● 8 ● 9 ● 10 ●

[별지 제17호 서식]

기록물철 등록부

기본등록사항						보존분류사항
단위 업무 코드	생산 년도	기록물철 등록연번	기록물철 제목	특수 목록	기록물 형 태	종료 년도	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치 종결 일자	비치 사유	업 무 담당자

[별지 제18호 서식]

<겉표지>                  이관문서 인계인수서

○ ○ ○부 업무와 관련된 이관문서를 붙임과 같이 인계인수합니다.

붙임 : 문서목록표 1부.

인계인수일 : 년 월 일

인계부서 : 담당자 ○ ○ ○ (인)  확인자 ○ ○ ○ (인)

인수부서 : 담당자 ○ ○ ○ (인)  확인자 ○ ○ ○ (인)

[별지 제19호 서식]

보유문서 대출기록부

일련 번호	대여일자 (대출기간)	문 서 철			대출받는 자		대출 사유	반납
		생산 연도	문서철 위치	문서철명	소속	성명		일자	확인

[별지 제20호 서식]

부서직인 사용대장

직인명			부 서 직 인 사 용 대 장					관리부서
사용년월일		날 인 내 용							확 인
		문건명		문서번호	수신처	매수	사용자		관리자		비 고

[별지 제21호 서식]

직인․인감 교부 및 폐기 신청서
신청부서					신청자	직위: 성명 (인)
					확인자	직위: 성명 (인)
문서번호					신청일	년 월 일
구분		종 류		□직인(□일반직인, □특수직인, □전자직인), □인감 □기타( )
		신청구분		□신규교부, □재교부, □폐기, □기타( )
직인 ․ 인감명
교 부 사 유 (재교부․폐기)
첨 부
폐기 처리	폐기(분실)일			년 월 일
	폐 기 방 법			□소각, □이관, □보존, □기타( )
	폐 기 자			소속: 직위: 성명: (인)
보존 관리	보 존 사 유			□임시보관, □교사자료, □기타용도( )
	보 존 처
	비 고
	관 리 자			소속: 직위: 성명: (인)
폐기 인영	내 용
	인 영 (날 인)

[별지 제22호 서식]

직인․인감 교부 및 폐기 대장
종 류		□직인(□일반직인, □특수직인), □인감, □기타( )
직인․인감명
관리부서			인수일	년 월 일
			관리자	직위: 성명: (인)
교 부 ․ 재 교 부			시 행 일	년 월 일
			새 긴 날	년 월 일
			새긴사람	주소 : 성명 : 사업번호 :
			최초사용일	년 월 일
			재 료
			교부사유
			비 고
폐기			시 행 일	년 월 일
			폐기(분실일)	년 월 일
			폐기사유	□마멸, □분실, □기타( )
			폐기방법	□소각, □이관, □보존, □기타( )
			폐 기 자	소속: 직급: 성명:
			보 존 자	소속: 직급: 성명:
			비 고
※ 비고란은 관련문서의 문서번호 및 시행일자 등 참고사항을 기록한다.

[별지 제23호 서식]

전자직인 등록대장
직 인 명
종 류				□일반직인, □특수직인, □기타( )
등록 유형		교부		□신규, □재교부, □기타( )
		폐기
등록사유
전자직인 등록당시 일반직인 인영						전자직인 인영
교부사유						시 행 일	년 월 일
관리부서						최초사용일	년 월 일
비 고						관리부서
전자 취급 부서	부서명					담 당 자	(인)
	등록 및 폐기 처리 확인				대상업무명	처리여부	비 고
	비 고
※ 비고란은 관련문서의 문서번호 및 시행일자 등 참고사항을 기록한다.

[별지 제24호 서식]

직인인쇄용지불출 및 정산서
신청부서							신청자		직위: 성명 (인)
							확인자		직위: 성명 (인)
문서번호							신청일		년 월 일
용 지 불 출 요 청
NO		사 용 목 적												매수			비 고
6
계
근거첨부
용 지 정 산 서
NO	수령 매수			사용매수						잔여매수								반환 매수		과부족
				매수		증서발행번호				계		정상분				훼손분
						~
계
과부족 사유
확인 사항	확 인 내 용												확 인 결 과
	직인인쇄용지 발급대장 운용 여부
	직인인쇄용지 사용대장 운용 여부
	직인인쇄용지 보안관리 상태
유의 사항	1. 직인인쇄용지는 총무팀에 한정하여 인쇄할 수 있습니다. 2. 사용부서는 사전에 동 서식에 의거 사용서식을 요청하여 주십시오. 3. 사용부서는 직인인쇄 용지 수령 및 사용후 동 서식에 의거 정산하여 주십시오. ① 정산서상의 수령매수는 불출매수와 동일하여야 합니다. ② 사용매수는 사용부서별 발행대장상의 연번과 일치하여야 합니다. ③ 잔여매수는 수령매수에서 사용한 매수(훼손분 포함)를 제하여 주십시오. ④ 반환매수는 실제반환 잔여용지 매수를 기재하여 주십시오. ⑤ 잔여매수와 반환매수가 불일치 할 경우 과부족량과 사유를 기재하여 주십시오. 4. 사용부서는 용도별 발급현황 대장(포상, 증서발급대장 등)에 기록․ 유지하여야 합니다. 5. 사용부서는 직인인쇄 서식이 유출되는 일이 없도록 관리상 보안을 유지하여 주십시오.
결재	□ 불출 □ 정산				담 당 자			팀 장			부 장				부 서 장				총 장
	□ 허가 □ 불허

[별지 제25호 서식]

직인인쇄용지 관리대장

인쇄문서명
직 인 명		인쇄직인규격

일 자	인쇄량 (매)	사용량 (매)	사 용 내 역	잔여량 (매)	확 인 (서명)

[별지 제26호 서식]

증서관리대장

발행 연번	발행일자	발행구분	대 상 자				증서내용	발행기관	비 고
			소속	직위	성명	생년월일

※ 증서의 성격에 따라 대장의 내용 가감

[별지 제27호 서식]

내·외부 제공자료 목록

일련 번호	일자	자료요구자 인적사항			자료명	사용목적	부 수 (면수)	제공 부서	제공방법	보안관 통 제
		소 속	직 위	성 명

[별지 제28호 서식] [우편물 접수/발송대장]

우편물 접수대장(우체국 서식) 배달일자 : 201 . . . 배달편 : 관할구역 : 지역
집배구 번 호			집배구명				집배원명			(인)
수령통수			배달통수				지환통수			(인)
순번 (재배달)	등기번호	받는 사람			인 계 집배구	관계	수령인	시각	수취부담	확인	결과
									반송료
1
2

공용 우편물 발송대장 201 . . .
연번	접수일	발신처 발신자	수신처수신자	내 용	우편종류	금액	비고
1
2